Excel is veel meer dan een rekenprogramma. Wij creëren er slimme dashboards, visuele KPI’s en heldere rapportages mee

“Excel is veel meer dan een rekenprogramma. Wij creëren er slimme dashboards, visuele KPI’s en heldere rapportages mee”

Piet Nierop is controller en ‘Excel Goeroe’ bij IFS Finance. Hij legt met passie uit dat Excel veel meer is dan een spreadsheet-programma om rekenkundige berekeningen uit te voeren. “Als ik mensen laat zien hoe je Excel toepast bij het maken van financiële rapportages, KPI’s en performance dashboards kijken ze hun ogen uit. Het is ondoenlijk om alle formules en toepassingen van Excel hier uit te leggen, ik ontdek zelf ook nog steeds nieuwe. Het gaat erom dat we met tools zoals Excel en Visionplanner financiële administraties stroomlijnen. Dat kan alleen als we deze op de juiste manier gebruiken, want a fool with a tool is still a fool.” 

Starten met Excel

“Aan mijn collega’s van IFS Finance heb ik al eens een korte workshop Excel gegeven. Ik begin dan bij het begin. Getallen invoeren in de vakjes en daar dan verschillende formules op loslaten. Een belangrijke les is het gebruik van sneltoetsen. Vooral mensen die met de muis werken hebben de neiging om langs alle menuopties te scrollen tot ze de juiste hebben. Aangezien er echt heel veel zijn kost dit veel tijd. Iedereen kent wel de toetscombinaties CTRL C (kopiëren), CTRL X (knippen) en CTRL V (plakken). Excel heeft er zo nog veel meer. Als je met de muis vier klikken nodig hebt, geef je hetzelfde commando met een toetscombinatie. Excel is ook te personaliseren. Als je eenmaal weet welke menuopties je vaak gebruikt, kun je die in een eigen menubalk zetten. Zo heb je veelgebruikte opties direct bij de hand.”  

Data verrijken in Excel

“Optellen, vermenigvuldigen, totaal eronder en omzetten naar een tabelletje. De meeste mensen gebruiken Excel op deze manier, maar pas als de wat rekenkundige complexere formules in beeld komen wordt het interessant. Er is een enorme lijst die je kunt loslaten op de waarden die je in de vakjes hebt ingevuld. En door data uit de financiële administratie te verrijken met data uit andere bronnen is het mogelijk om in Excel gedetailleerde en breed georiënteerde rapportages en dashboards te genereren.”

Presenteren met Excel

“Ik vind het belangrijk dat berekeningen toegankelijk worden gepresenteerd. Dat begint met punten zetten tussen de duizendtallen, maar Excel biedt ook hier meer. Zo hebben we voor onze opdrachtgever Milieu Centraal een Excel applicatie gemaakt met verschillende Key Performance Indicators (KPI’s). Excel maakt vanuit verschillende brondata berekeningen die als een soort snelheidsmeter worden weergegeven op het dashboard. De wijzer slaat uit naar rood als het minder gaat en wijst naar groen bij goede resultaten. Dit is een hele visuele manier om te laten zien hoe een bedrijf het doet en op welke onderdelen er bijgestuurd moet worden.”

Meer weten?

Wij helpen je graag met het ontsluiten van al jouw data en databronnen. Daarin zit immers allerlei waardevolle stuurinformatie waarmee jij als ondernemer je bedrijf beter kunt besturen. Een voor de hand liggende tool hiervoor is Excel, omdat die veel wordt gebruikt in de markt en meer mogelijkheden biedt dan je misschien in eerste instantie denkt. Neem contact met ons op en ontdek hoe je Excel integreert in je financiële administratie.