Bewaarplicht uitgelegd: welke papieren verdienen een plekje in je – virtuele – archief?

Als ondernemer weet je ongetwijfeld dat er een bewaarplicht bestaat, maar hoe zit het ook alweer precies? Welke documenten moet je allemaal bewaren en hoe lang? De regels rondom de bewaarplicht kunnen ingewikkeld zijn, maar wil je problemen met de Belastingdienst voorkomen, is het wel belangrijk ze te kennen. In deze blog geeft Cindy Haller, Consultant financiële boekhouding – inrichting & processen, je een opfrisser. Wat zijn de belangrijkste documenten die onder de bewaarplicht vallen? Ook geven we je praktische tips om je administratie veilig en overzichtelijk te bewaren.

Wat betekent de fiscale bewaarplicht?

De Belastingdienst kan tot zeven jaar terug een boekenonderzoek uitvoeren. Dit betekent dat je als ondernemer verplicht bent om gedurende die periode je administratieve gegevens goed te bewaren. Natuurlijk is dat niet alleen belangrijk voor het geval je een controle van de Belastingdienst krijgt, maar het helpt je ook bij het maken van onderbouwde beslissingen voor je bedrijf.

Welke documenten moet je precies bewaren?

Er zijn een aantal basisgegevens die elke ondernemer moet bewaren. Dit zijn het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, en de loonadministratie. Voor onroerend goed geldt een langere bewaartermijn van tien jaar. In sommige gevallen kan je in overleg met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere bewaartermijn. Het is belangrijk om te weten welke specifieke documenten voor jouw bedrijf relevant zijn en aan welke termijnen je je moet houden. Op de website van de Belastingdienst staat precies welke administratieve gegevens je moet bewaren en hoe lang je ze moet bewaren. Ook Ondernemersplein, dé centrale website van de overheid voor alle ondernemers in Nederland, is een interessante bron van informatie als het gaat om de bewaarplicht.

Hoe moet je facturen bewaren?

Facturen moeten in de originele staat worden bewaard, zoals je ze hebt ontvangen. Ontvang je een factuur digitaal, dan moet je die ook als digitaal bestand bewaren. Natuurlijk mag je de factuur printen en fysiek opslaan, maar let op: die papieren versie wordt niet gezien als het originele document. Daarnaast is het belangrijk dat je op verzoek van de belastinginspecteur kunt aantonen dat de digitale factuur niet achteraf is aangepast. Daarom moet je ook de originele e-mail bewaren waar de factuur als bijlage aan zat.

Hoe ga je om met papieren facturen?

Ontvang je een factuur op papier? Dan mag je die volgens de Belastingdienst digitaliseren en digitaal bewaren. Hiermee vervang je het papieren origineel door een digitaal bestand. Dit heet conversie. Zorg ervoor dat de digitale versie voldoet aan de eisen, zoals het behouden van echtheidskenmerken. Digitaliseren kan simpel door te scannen, een foto te maken of een scan & herken-tool te gebruiken. Het is aan te raden om papieren bonnen toch te bewaren, zeker bij contante betalingen. Als je echt zekerheid wilt over de voorwaarden van de bewaarplicht, dan is e-factureren zonder twijfel de beste optie, zeker met het oog op de toekomst. Het zorgt ervoor dat je volledig voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en biedt daarnaast gemak voor later.

Zorg voor een goede back-up

Om zeker te weten dat je altijd toegang hebt tot je digitale facturen, is het zaak om gedurende de termijn van de bewaarplicht back-ups te maken. Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de regels voor het maken van die back-ups, maar een digitaliseringstool kan deze taak aanzienlijk vergemakkelijken.

Van fiscale bewaarplicht naar digitale bewaarplicht

De wereld wordt steeds digitaler en dat geldt zeker voor de zakelijke administratie. Ook het deel van de administratie dat je accountant voor je bijhoudt, valt onder de fiscale bewaarplicht. Voor sommige ondernemers is deze overgang naar digitale bewaarplicht best lastig. Dat geldt uiteraard voor ondernemers die nog steeds met ordners werken of een deels papieren, deels digitale administratie hebben. Een administratie die verspreid is over verschillende systemen en locaties voldoet vaak niet aan de eisen van de Belastingdienst.

Overstappen op digitale administratie

Het mag duidelijk zijn; het is slim om volledig over te stappen op een digitale administratie. Je bent als ondernemer altijd zelf eindverantwoordelijk voor de bewaarplicht en het treffen van de juiste maatregelen. Een online boekhoudprogramma helpt je hierbij. Het zorgt voor meer grip op je administratie. Zeker als je kiest voor een goed beveiligde cloudoplossing fungeert de cloud als een digitale kluis, toegankelijk voor jou, je accountant en de Belastingdienst.

Creëer rust door orde in je administratie

Het bijhouden van je administratie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar het geeft je ook rust en zorgt voor overzicht in je bedrijfsvoering en inzicht in je financiële data. Zo kun je je bedrijf efficiënter runnen en voorkom je slapeloze nachten bij controles.

Meer weten?

IFS Finance B.V. werkt met Exact Online om het administratieve proces van ondernemers te ondersteunen.Benieuwd hoe wij werken? Hulp nodig bij het digitaliseren van je administratie of het voldoen aan de bewaarplicht? Neem contact met ons op via ons contactformulier of bel naar 036 76 70 100.

Nog geen concreet vraagstuk, maar mogen we je wel – met mate – blijven inspireren? Volg dan onze LinkedIn-pagina of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.