Financiële administratie uitbesteden? Zo weet je dat het hoog tijd is!

Krapte op de arbeidsmarkt, zwangerschapsverloven en vakantieperiodes. Al deze factoren leggen druk op de financiële administratie van een bedrijf. Wat als de finance manager plotseling uitvalt of zijn/ haar baan opzegt? Als organisatie wil je niet zonder kwalitatief personeel komen te zitten én wil je niet dat een gebrek aan financiële fiscale kennis het bedrijf in de weg staat om nog een stap verder te groeien. Kennis, kwaliteit en continuïteit (KKC) zijn belangrijke pijlers bij een gezonde financiële administratie. Bij uitbesteding van de financiële administratie zijn deze drie pijlers gewaarborgd. Wanneer weet je of uitbesteding ook voor jouw organisatie het overwegen waard is?

In deze blog gaan we de diepte in omtrent het uitbesteden en tippen we de signalen dat het tijd is om uitbesteding van de financiële administratie te overwegen.

Allereerst: wat houdt het uitbesteden van de administratie precies in?

Uitbesteden van de financiële administratie is een breed begrip. Het varieert van uitvoerende boek werkzaamheden tot uitgebreide administratieve, financiële en fiscale ondersteuning en advies. Afhankelijk van waar de behoefte van een organisatie ligt, kan een administratiekantoor of specialist een deel van óf juist de volledige administratie uit handen nemen. Je kunt ervan uitgaan dat uitbesteden van (een deel van) administratie een organisatie helpt op het gebied van financiële en fiscale kennis, kwaliteit of continuïteit óf wel alle drie tegelijkertijd. IFS Finance biedt een totaalpakket: naast het zorgen voor de administratie, controleren ze de financiële cijfers, maken ze financiële rapportages, doen ze aangifte, stellen ze jaarrekeningen op én geven ze advies over slimmere financiële en fiscale structuren, fusies en overnames, waarderingen en rendementsverbeteringen.

Waarom besteden organisaties hun financiële administratie uit?

‘Niet zonder kwalitatief personeel komen te zitten’ is de meest voorkomende aanleiding, aldus onze specialist Jacco. “Helemaal in tijden van de krapte op de arbeidsmarkt kan het verstandig zijn deze zorg niet bij de organisatie (jezelf) neer te leggen, maar bij iemand anders”. Daarnaast wordt uitbesteding vaak overwogen wanneer continuïteit gewaarborgd moet worden. Met één medewerker op de afdeling Finance, is de organisatie per definitie kwetsbaar. “Één is Géén” – horen wij onze specialist Mart al zeggen. Een andere reden dat organisaties aankloppen voor het (deels) overnemen van de administratie is het gebrek aan kennis en kwaliteit om het bedrijf een stap verder te laten groeien. Uitbesteding – met specialisten voor verschillende financiële en fiscale vraagstukken – kan dan juist een uitkomst zijn.

Wat houdt organisaties tegen? Kosten komen voor de baten: het inleer-effect van uitbesteden

Het laten uitvoeren van bovenstaande diensten klinkt kostbaar. Maar vergeet niet: uitbesteding van diensten brengt over het algemeen een inleer-effect met zich mee, zo ook bij uitbesteding van de financiële administratie.

Onze expert Mart licht toe:

Een organisatie had plotseling te maken met het vertrek van een Financieel Manager op zeer korte termijn. Op het eerste gezicht is deze persoon vervangen door IFS Finance kostbaar – een organisatie is in de opstartfase ruwweg 1,3x de huidige personeelskosten kwijt – maar dit levert verdere groeimogelijkheden op met slimmer georganiseerde Finance structuren in de nabije toekomst. De organisatie besloot na een grondige nulmeting (het in kaart brengen van de situatie en processen”as is”), een verslag en een concrete aanbieding, de gehele financiële administratie bij IFS Finance neer te leggen. Na de opstartfase, van zo’n twee maanden, trad het inleer-effect in en merkte de organisatie dat ze samenwerkte met een specialist. Er werden procesverbeteringen toegepast, strakkere rapportages gemaakt en enkele taken van de directiesecretaresse werden uit handen genomen. Dit drukte de kosten voor de organisatie richting een factor 0.8, na de opstartfase. Het “probleem” kost IFS Finance nu simpelweg minder tijd. De efficiëntie van een gespecialiseerd bedrijf gaat zijn werk doen en de organisatie kan zich nu volledig focussen op ondernemen en groeien.

Wat zijn de signalen die wijzen naar uitbesteding?

IFS Finance heeft inmiddels een groot aantal bedrijven geholpen met het uit handen nemen van administratie. Op basis van hun ervaringen, tippen ze de signalen die zij bij organisaties zien die aangeven dat het tijd is om (een deel van de) financiële administratie uit te besteden.

Signaal 1: Je mist deadlines

Reguliere OB aangifte gemist? Onverwachte belastingaanslag op de mat? Komen er maandelijks naderhand nog inkoopfacturen uit de la? Of wordt de organisatie zenuwachtig wanneer de Finance Manager iets te lang ziek is of een paar weken op vakantie gaat? Voor veel organisaties is het een uitdaging om alle data en deadlines bij te houden. Je wilt niet achter de feiten aanlopen.

Er zijn vaste aangiftetermijnen die voor de belastingen gelden. Naarmate de organisatie groeit – en helemaal wanneer dit internationaal gebeurt – word je verwacht het hele jaar aangiften in te dienen en belastingen te betalen. Het missen van een aangifte, kost per definitie geld. Te weinig betalen kan ook leiden tot extra boetes en boeterentes. Des te meer reden om de administratie op orde te hebben en inzicht te hebben wanneer er wat moet worden betaald. Financiële planning en liquiditeitsplanning… als jouw hart er niet sneller van gaat kloppen, dan dat van ons wel.

Loopt de organisatie achter de ‘administratieve’ feiten aan? Dan is het verstandig om het uit te besteden. Hoe langer er wordt gewacht, hoe meer fouten erin (kunnen) sluipen, hoe kostbaarder het wordt.

Signaal 2: Je weet niet zeker of je het juiste doet

Naarmate de organisatie groeit, groeit mogelijk ook de twijfel op de Finance afdeling. ‘Weet ik hier nog wel voldoende van af? Moeten we hier niet iets mee?’. Onzekerheid over het proces en de procedures, kunnen hét verschil zijn tussen ‘zeker weten’ dat je voldoende cashflow hebt de komende maanden ‘of denken’ dat je dit hebt. Dat laatste kan mogelijk leiden tot besluiten die niet de werkelijkheid zijn, met alle consequenties van dien.

Om de juiste informatie op de juiste plek te laten landen en cijfers correct te interpreteren, heeft een organisatie specifiek opgeleide mensen nodig die weten wat ze doen. Mensen die werken met de juiste set variabelen. Trek aan de bel bij een specialist als je de kennis, kwaliteit en continuïteit van de boekhouding in de toekomst niet kunt waarborgen. Daarnaast levert uitbesteden een vijver aan kennis op, maak daar gebruik van.

Miste jouw organisatie de afgelopen maanden de nauwkeurigheid en betrouwbare informatie om beslissingen te maken? Dan is het tijd om uitbesteding te overwegen.

Signaal 3: Finance kost jou als organisatie te veel tijd

Hoe verhoudt de tijd die je besteedt aan administratie en financiën zich tegenover bijvoorbeeld klantcontact, sales en productontwikkeling binnen jouw organisatie? Besteed jij als organisatie genoeg tijd aan het runnen van jouw bedrijf?

Naarmate de organisatie groeit, wordt het financiële aspect complexer. Het vergt een specialistische kijk en veel aandacht om administratieve processen en procedures continu op tijdigheid, juistheid en volledigheid afstemmen. Er zijn organisaties die dit absoluut goed op orde hebben en zelf over de capaciteiten beschikken, maar er zijn ook organisaties die ervoor kiezen om dit uit te handen te geven om beter te kunnen concentreren op hun eigen processen.

Bij IFS Finance willen we ondernemers helpen met datgeen waar zij goed in zijn: ondernemen. Dus, wil jij focussen op het groeien van de organisatie in plaats van het groeien van de administratieve processen? Ook dan is het tijd om uitbesteding te overwegen.

Uitbesteding van de administratie bij IFS Finance

Als je jouw organisatie in één of meer van bovenstaande signalen herkent, dan kan IFS Finance helpen. We adviseren organisaties over hun financiële administratie en kunnen dit deels of volledig overnemen. Lees meer over uitbesteden van administratie en hulp bij financiële rapportages of neem contact op voor een persoonlijk gesprek.

Nog heel kort dan, waarom IFS Finance? / Dit is waarom je IFS Finance kiest:

• Mét mensen, vóór mensen. Wij houden niet van afstand, wij zijn liever on-site en informeel.
• Een vijver aan kennis, dus altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, wet en regelgeving en kennis. Met ons haal je een fiscalist dicht bij huis, en een team van experts naar binnen.
• Uitsluitend specialisten in dienst en continue dekking van financiële, administratieve of fiscale zaken.
• Meedenkend in de groeifases en mogelijkheden voor uitbreiding, zodat jouw organisatie kan focussen op de core business.